time_management

تاثیر مدیریت زمان در برآورده کردن انتظارات

Print Friendly, PDF & Email

پیش از آنکه شروع به مدیریت زمان بکنید، باید بدانید که زمان چیست. فرهنگ لغت، زمان را این طور تعریف می‌کند: «زمان، نقطه یا دوره‌ای است که رویدادها اتفاق می‌افتند.» به عبارت ساده، زمان با رویدادها تعریف می‌شود.
دو نوع زمان داریم: زمان ساعت و زمان واقعی. در زمان ساعت، هر دقیقه ۶۰ ثانیه است، هر ساعت ۶۰ دقیقه است، هر شبانه‌روز ۲۴ ساعت است و هر سال ۳۶۵ روز است. همه زمان‌ها هم یکسان می‌گذرند.
وقتی یک نفر ۵۰ ساله می‌شود، دقیقا ۵۰ سال عمر کرده، نه کمتر نه بیشتر.
زمان واقعی نسبی است. بسته به اینکه چه می‌کنید، زمان زود می‌گذرد یا کش می‌آید. دو ساعت در تعمیرگاه مثل ۱۲ سال است و فرزند ۱۲ساله‌تان چنان سریع بزرگ شده مثل اینکه فقط دو سال گذشته.
کدام زمان، دنیایی را که در آن هستید توصیف می‌کند؟ زمان واقعی یا زمان ساعت؟
علت اینکه ابزارهای مدیریت زمان کار نمی‌کنند این است که این سیستم‌ها برای زمان ساعت طراحی شده‌اند. زمان ساعت کارآیی ندارد. شما در زمان ساعت زندگی نمی‌کنید و حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان واقعی زندگی می‌کنید، دنیایی که در آن وقتی تفریح می‌کنید، زمان به سرعت می‌گذرد و وقتی مالیات‌تان را حساب می‌کنید، زمان کش می‌آید.
خبر خوش اینکه زمان واقعی ذهنی است. در فکر شما است. شما آن را می‌آفرینید و هر چه که شما می‌آفرینید، می‌توانید مدیریت کنید. اکنون وقت آن است که هر چیزی را که باعث شده علیه خودتان توطئه کنید یا خودتان را محدود کنید کنار بگذارید، مثل اینکه «وقت کافی ندارم» یا امروز «وقتش نیست» که کار جدیدی را شروع کنم یا نظم و ترتیبی به کارهای روزانه‌ام بدهم.  فقط سه راه برای گذراندن زمان هست، فکر کردن، گفت‌وگو با دیگران و عمل. تجارت شما هرچه باشد، کار شما از این سه بخش تشکیل شده.
اگر یک سرمایه‌گذار باشید، ممکن است دائما مسیر کاری‌تان عوض شود و به جهت‌های دیگر کشیده شوید. شما نمی‌توانید جلوی این تغییرات را بگیرید، اما می‌توانید زمانی که به کارتان اختصاص می‌دهید، زمانی که به فکر کردن می‌گذرانید و زمانی را که برای گفت‌وگو صرف می‌کنید، تعیین کنید.
برای آنکه بتوانید ارباب زمان خودتان شوید، اقدامات زیر را انجام دهید:
برای یک هفته، زمان‌هایی را که به فکر کردن، مکالمه و عمل کردن اختصاص می‌دهید، در جدولی ثبت کنید. بدانید طی یک روز، چقدر کار مفید می‌توانید انجام دهید، توجه کنید چه زمانی را با دوستانتان می‌گذرانید و زمان‌های باارزش‌تان چطور می‌گذرند.
به این ترتیب با بررسی آن خواهید دانست از چه زمان‌هایی واقعا استفاده مفید کرده‌اید، و چه زمان‌هایی را با فکرها، مکالمه‌ها و کارهای بیهوده تلف کرده‌اید.
برای هر فعالیت یا مکالمه یا فکری که برای موفقیت شما لازم و مهم است، باید یک زمان مشخص در نظر گرفته شود. معمولا فهرست کارهایی که باید انجام داد آنقدر بزرگ می‌شوند که کارکردشان را از دست می‌دهند.
جدول قرارها مفید است. در برنامه‌تان برای تنها بودن با خودتان وقت بگذارید، زمان‌هایی را برای فکرهای مهم، مکالمه‌های مهم، و کارها اختصاص دهید. برنامه‌ریزی کنید که اینها کی باید شروع شوند و کی تمام شوند. مقید باشید که به این قرارهای با خودتان عمل کنید.
طوری برنامه‌ریزی کنید که دست کم ۵۰ درصد وقت‌تان را به فکرها، اعمال و مکالمه‌هایی که منجر به نتیجه می‌شوند اختصاص دهید. زمان‌هایی را برای زمان توقف کار کنار بگذارید. زمان‌هایی را در نظر بگیرید تا بتوانید از آنچه انجام می‌دهید، کمی دور شوید.
اولین ۳۰ دقیقه هر روز را به برنامه‌ریزی برای آن روز اختصاص دهید. تا برنامه روزانه‌تان را کامل نکرده‌اید روزتان را شروع نکنید. مهم‌ترین زمان در طول روز، زمانی است که برای روزتان برنامه‌ریزی می‌کنید.
پنج دقیقه قبل از هر کاری را به این امر اختصاص دهید که با انجام آن کار به چه نتیجه‌ای باید برسید و چه چیزی باید به دست آورید. این کمک می‌کند پیش از انجام کار بدانید چه موفقیتی ازآن به دست می‌آید. و ضمنا باعث می‌شود زمان کند بگذرد یا نه؟ بعد از هر مکالمه و مذاکره هم پنج دقیقه وقت بگذارید که ببینید به نتایجی که می‌خواستید رسیدید. بررسی کنید که اگر انتظارات شما برآورده نشده است، چه چیزهایی کم بوده؟ و آن موارد را چطور باید در مکالمه یا کار بعدی رفع کنید؟
وقتی واقعا کار دارید، یک علامت «لطفا مزاحم نشوید» نصب کنید. سعی کنید تلفن را، فقط به صرف اینکه دارد زنگ می‌زند، جواب ندهید، و ایمیل‌ها را فقط چون ایمیل جدید آمده نخوانید. به پیامک‌ها توجه نکنید. به محض اینکه کسی وقت ملاقات خواست، او را نپذیرید، مگر اینکه خیلی ضروری باشد. برنامه‌ریزی کنید که ایمیل‌ها، پیامک‌ها، و تلفن‌ها را در زمان مشخص و تعیین‌شده جواب بدهید.
ارتباطات وسیع اجتماعی با دنیای مجازی مثل فیس‌بوک را مدیریت کنید و زمان زیادی به آن اختصاص ندهید، مگر اینکه ابزاری در حرفه شما باشند.
به یاد داشته باشید که انجام دادن همه کارها به طورکامل غیرممکن است. اما اگر ۲۰ درصد افکار، مکالمه‌ها و کارهای شما برنامه‌ریزی‌شده و منظم انجام شود، ۸۰ درصد نتیجه‌های مورد انتظار به دست می‌آید.

منبع: دنیای اقتصاد